Alors que les services de ressources humaines se digitalisent de plus en plus, le logiciel MyPeopleDoc vient s’imposer comme une référence en ce qui concerne la gestion documentaire des entreprises. En effet, ce logiciel offre à la fois aux salariés et aux employeurs un espace sécurisé et accessible en tout temps et en tout lieu. Il s’agit littéralement d’un coffre-fort digital, sécurisé et avec des fonctionnalités tout à fait innovantes. Zoom sur cette plateforme captivante qui a changé la donne en ce qui concerne la gestion RH.
MyPeopleDoc : qu’est-ce que c’est ?
Cette plateforme a vu le jour en 2007 grâce à Jonathan Benhamou et à Clément Buyse. Encore appelé coffre-fort numérique RH, le logiciel MyPeopleDoc est une plateforme permettant de stocker, d’organiser et de consulter de manière sécurisée les documents administratifs d’un salarié. Ainsi, sont classés dans un espace sécurisé :
- Les fiches de paie ;
- Les contrats de travail ;
- Les attestations ;
- Les notes de service ;
- Les avenants , etc.
L’entreprise Ultimate Software rachète ensuite logiciel en 2018, ce qui facilite son expansion à l’internationale. Son objectif reste néanmoins le même : éviter les pertes et les oublis de documents importants.
À quoi sert ce logiciel ?
Ce logiciel ne sert pas seulement à stocker les données professionnelles administratives des salariés. Il est également un outil de transmission de données RH entre les entreprises et leurs salariés. En outre, il met en place une signature électronique sécurisée et facilite la lecture des fichiers courants de format PDF, JPG, PNG ou encore DOC.
Par ailleurs, l’archivage des documents via ce logiciel leur confère une valeur probante juridique. De plus, l’outil facilite le partage des documents, que ce soit avec l’employeur ou un autre tiers. Chaque salarié dispose également d’un espace personnel de stockage de 10 GO.
Ce logiciel flexible s’intègre également harmonieusement dans différents écosystèmes d’entreprises tout en offrant des modalités de personnalisation pour une meilleure organisation. Pour plus d’informations, un support client est dédié et les utilisateurs peuvent consulter les ressources de formations de l’outil pour en tirer un meilleur parti.
Quels sont les avantages de MyPeopleDoc ?
Pour les salariés, les avantages sont relatifs à l’accessibilité, à la sécurité et à la traçabilité. Les documents sont en effet disponibles 24/24 et depuis n’importe quel appareil. Le chiffrement utilisé permet de garantir aux données personnelles une protection maximale, en accord avec le RGPD. Enfin, pour chaque document, les acteurs peuvent consulter les dates d’émission, de réception et de consultation.
Du côté des entreprises, MyPeopleDoc offre un gain de temps notable : l’entreprise utilise moins de support papier et automatise de plus en plus ses tâches. En dehors de cette fluidité des processus RH, la plateforme s’assure également d’être en adéquation avec les normes en matière de collecte, de conservation et de protection des données personnelles.
La réduction des coûts est également un point important à soulever, car l’entreprise utilise moins d’impressions, de papier et de stockage physique, ce qui sur le long terme permet de faire des économies.
Tarifs et abonnement : le rapport qualité-prix est-il avantageux ?
En général, c’est l’employeur qui souscrit à l’abonnement à la plateforme. C’est lorsque le compte entreprise est créé que les salariés peuvent, par mail, activer leur compte personnel.
Le tarif mensuel d’accès au logiciel est d’environ 3 euros, ce qui facilité l’abonnement même pour les entreprises de petite taille. Ce tarif prend en compte les fonctionnalités de base, comprenant l’onboarding ainsi que l’offboarding, la gestion des paies et celle des performances comprises.
Ensuite, les entreprises pourront opter pour des formules évolutives en fonction de leurs besoins et de leur taille. D’ailleurs, les structures importantes bénéficient d’une tarification dégressive. Les tarifs sont appliqués en toute transparence, sans aucuns frais cachés.
Quelle est la procédure pour créer et activer son compte sur MyPeopleDoc ?
Pour se connecter sur la plateforme, il faut que l’employeur y souscrive et obtienne un compte entreprise. Les salariés pourront ensuite se rendre sur le portail officiel de la plateforme et y saisir leur adresse e-mail professionnelle.
Ils doivent ensuite entrer leur mot de passe puis passer la vérification en deux étapes si elle avait été préalablement activée. Une option Mot de passe oublié permet de récupérer son mot de passe en cas de besoin.
Perte d’identifiants : comment faire ?
Pour le mot de passe, une option de récupération est disponible sur la page de connexion. En revanche, si c’est l’adresse mail de connexion qui a été égarée, il est conseillé de tester d’abord le format classique des e-mails professionnels qui est le suivant : lenom@entreprise.fr.
Certains salariés utilisent aussi leur adresse personnelle pour se connecter ; ils peuvent donc essayer de l’entrer pour voir si la connexion sera effective. Si ces deux options ne fonctionnent pas, il est toujours possible de cliquer sur adresse mail oubliée.
En dernier recours, un formulaire de demande peut être rempli et envoyé au support client du logiciel. Un conseiller prendra connaissance du cas et s’assurera que l’accès soit récupéré.
Existe-t-il d’autres logiciels alternatifs ?
MyPeopleDoc est l’un des meilleurs logiciels de gestion RH sur le marché. En dehors de cet outil, d’autres options proposent aussi des services similaires. On peut citer par exemple :
- Arkevia ;
- Coffreo ;
- Eurecia ;
- Nibelis ;
- Numeria ;
- Payfit ;
- etc.
L’entreprise devra effectuer son choix en fonction de ses besoins RH et des outils déjà existants dont elle dispose. Il faudra effectuer des recherches préalables sur chacun d’entre eux et recueillir les avis des utilisateurs avant de souscrire à ces offres.
